海兴电力:杭州海兴电力科技股份有限公司独立董事专门会议工作制度(2025年10月)

杭州海兴电力科技股份有限公司 独立董事专门会议工作制度
杭州海兴电力科技股份有限公司
独立董事专门会议工作制度
第一条 为进一步完善杭州海兴电力科技股份有限公司（以下简称“公司”）的法人治理结构，充分发挥独立董事在公司治理中的作用，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司治理准则》、《上市公司独立董事管理办法》、《上海证券交易所股票上市规则》等法律、法规、规范性文件以及《杭州海兴电力科技股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）等有关规定，并结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 独立董事是指不在公司担任除董事以外的其他职务，并与公司及公司主要股东、实际控制人不存在直接或间接利害关系，或者可能影响其进行独立客观判断关系的董事。
独立董事应当独立履行职责，不受公司及其主要股东、实际控制人等单位或者个人的影响。
第三条 独立董事对公司及全体股东负有忠实与勤勉义务，应当按照法律、行政法规、中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”）规定、证券交易所业务规则和公司章程的规定，认真履行职责，在董事会中发挥参与决策、监督制衡、专业咨询作用，维护公司整体利益，保护中小股东合法权益。
第四条 公司应当定期或者不定期召开全部由独立董事参加的会议（以下简称“独立董事专门会议”）。原则上应当于会议召开前三天通知全体独立董事并提供相关资料和信息。如情况紧急，经全体委员一致同意，通知时限可不受本条款限制。会议通知以电话通知和书面通知（包括专人送达、邮寄、电子邮件及其他有效方式）方式进行。

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第五条 独立董事专门会议以现场召开为原则，在保证全体参会的独立董事能够充分沟通并表达意见前提下，可以依照程序采用视频、电话或者其他方式召开。会议也可以采取现场与通讯方式同时进行的方式召开。若采用通讯方式，独立董事在专门会议决议上签字即视为出席了独立董事专门会议并同意会议决议内容。
第六条 独立董事专门会议应当由过半数独立董事共同推举一名独立董事召集和主持；召集人不履职或者不能履职时，两名及以上独立董事可以自行召集并推举一名代表主持。
第七条 董事会秘书负责发出委员会会议通知，应按照规定的期限发出会议通知。会议通知应至少包括以下内容：会议召开时间、地点；会议期限；会议需要讨论的议题；会议联系人及联系方式；会议通知的日期。发出的会议通知应备附内容完整的议案。
采用电话、电子邮件等快捷通知方式时，若自发出通知之日起 2 日内未接到书面异议，则视为被通知人已收到会议通知。
第八条 委员会委员应当亲自出席会议，委员因故不能亲自出席会议时，可以委托其他委员代为出席会议并行使表决权。委托其他委员代为出席会议并行使表决权的,应在会议召开前向会议主持人提交授权委托书。
授权委托书应至少包括以下内容：委托人姓名；被委托人姓名；代理委托事项；对会议议题行使投票权的指示（同意、反对、弃权）以及未做具体指示时，被委托人是否可按自己意思表决的说明；授权委托的期限；授权委托书签署日期。
授权委托书应由委托人和被委托人签名。
第九条 独立董事专门会议的表决，实行一人一票。表决方式为举手、书面或通讯表决。如采用通讯表决方式，则委员会委员在会议决议上签字者即视为出席了相关会议并同意会议决议内容。
第十条 下列事项应当经公司独立董事专门会议审议，并由全体独立董事过半
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数同意后，方可提交董事会审议：
（一）应当披露的关联交易；
（二）公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；
（三）公司被收购时，董事会针对收购所作出的决策及采取的措施；
（四）法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他事项。
第十一条 除第九条、第十条规定的事项外，独立董事还享有以下特别职权：
（一）依法公开向股东征集股东权利；
（二）对可能损害公司或者中小股东权益的事项发表独立意见；
（三）法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他职权。
第十条及第十一条所列独立董事职权不能正常行使的，公司应当披露具体情况和理由。
第十二条 独立董事专门会议应当制作会议记录并由出席会议的独立董事签字确认。独立董事专门会议记录应包括下列事项:
（一）会议审议事项的基本情况；
（二）独立董事发表的意见；
（三）对公司和中小股东权益的影响、可能存在的风险以及公司采取的措施是否有效；
（四）独立董事专门会议审议结果。
第十三条 独立董事专门会议应设会议档案，档案内容包括会议通知、会议材料、会议签到簿、独立董事代为出席的授权委托书、表决票、决议、经与会独立董事签字确认的会议记录等，由董事会秘书负责保存。会议档案的保存期限为 10 年。
第十四条 公司应当为独立董事专门会议的召开提供便利和支持。
公司应当保障独立董事召开专门会议前提供与所审议事项有关的资料，根据独立董事要求组织或者配合开展实地考察等工作。

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公司应当为独立董事履行职责提供必要的工作条件和人员支持，指定专门人员协助独立董事专门会议的召开。
公司应当承担独立董事专门会议要求聘请专业机构及行使其他职权时所需的费用。
第十五条 出席会议的独立董事对会议所议事项有保密义务，不得擅自披露有关信息。
第十六条 独立董事向公司年度股东会提交年度述职报告，对其履行职责的情况进行说明时，年度述职报告应当包括独立董事专门会议工作情况。
第十七条 本制度所称“以上”含本数；“过”不含本数。
第十八条 本制度由公司董事会负责制定、解释和修订。
第十九条 本制度受中国法律、法规及本公司章程的约束，本制度如遇国家日后颁布的法律、法规及公司章程相抵触时，按国家有关法律、法规和公司章程的规定执行。
第二十条 本制度经公司董事会审议通过之日起生效。
杭州海兴电力科技股份有限公司
二〇二五年十月